Bài viết sau đây có vai trò như là một tài liệu tham khảo để giúp bạn đọc có những kiến thức chi tiết, đầy đủ về quy trình quản lý hàng tồn kho tối ưu nhất dành cho các doanh nghiệp, công ty.
Các doanh nghiệp thường hay gặp nhiều khó khăn trong việc tìm ra giải pháp làm sao để quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất hay phân vân lựa chọn dịch vụ lưu kho, tồn kho tốt trên thị trường. Trước khi trả lời được các câu hỏi đó, bản thân của người làm cần nắm vững những kiến thức cơ bản về quy trình hàng tồn kho được đề cập bên dưới đây.
Khái niệm về quy trình quản lý hàng tồn kho là gì?
Quy trình quản lý hàng tồn kho được xác định bắt đầu từ thời điểm nhà cung cấp giao nguyên vật liệu đến kho của Công ty, doanh nghiệp cho đến thời điểm thành phẩm được xuất ra khỏi kho thành hàng hóa.
Quy trình bao gồm ba công việc chính: Quản lý mã hàng, Quản lý hoạt động nhập kho, & Quản lý hoạt động xuất kho.
Quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có được các lợi ích gì?
Tại sao doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ quy trình quản lý kho hàng? Bởi do nếu không có quy trình cụ thể, hệ thống lưu trữ hàng hóa của bạn sẽ không được chặt chẽ, và dễ dàng phát sinh nhiều lỗ hổng làm thất thoát hàng. Gây ảnh hưởng và mang lại hậu quả lớn cho doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải có quy trình quản lý kho hàng chặt chẽ, để giúp sự lưu thông hàng hóa được tốt nhất.
- Giúp các hoạt động, vận hành trong kho được thực hiện 1 cách trơn tru, và xuyên suốt: Khi thực hiện quy trình quản lý kho, các khâu hay những bộ phận khác chỉ cần nắm rõ quy trình & tuân thủ thực hiện theo quy trình đã đề ra.
- Giúp cho doanh nghiệp có thể bám sát được tình hình xuất nhập kho, số lượng hàng tồn trong kho, chất lượng hàng hóa bằng các con số chính xác. Để từ đó, doanh nghiệp sẽ có những chiến lược phù hợp để phát triển.
- Giúp người chủ có thể yên tâm để thực hiện những công việc khác: Nếu quy trình quản lý kho được nghiêm ngặt, nhân viên nghiêm túc tuân thủ thực hiện các bước làm sẽ tạo ra một tâm lý vững vàng cho người chủ.
- Quy trình nhập xuất kho hàng hóa chuyên nghiệp, khoa học sẽ giúp thời gian cho các quá trình được rút ngắn, tiết kiệm thời gian, cũng như nguồn nhân lực và cả chi phí cho doanh nghiệp.
- Giúp tăng sự hài lòng của khách hàng: quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ tạo nên tác phong làm việc nhanh nhẹn, chuyên nghiệp, từ khâu tìm sản phẩm cho đến xuất sản phẩm.
Các khâu trong quy trình quản lý hàng hóa, kho vật tư
Có thể chia hoạt động của kho hàng thành ba loại hình thức cơ bản: Quản lý mã hàng (tạo mới, thay đổi hay hủy bỏ), quản lý nhập kho (nhập kho mua hàng hay trực tiếp) & quản lý xuất kho (xuất kho bán hàng, sản xuất, lắp ráp hay chuyển kho trong cùng hệ thống). Tương ứng với mỗi hình thức nhỏ sẽ có quy trình quản lý cùng với các bước cụ thể. Trong quy trình quản lý, chúng ta nên chia nhỏ từng bộ phận, từ đó sẽ giúp cho quá trình quản lý kho hàng sẽ được trở nên dễ dàng hơn.
Bản sơ đồ của quy trình quản lý hàng tồn kho
Quy trình quản lý mã hàng tồn kho
- Bước 1: Phòng kinh doanh hay phòng kế hoạch gửi yêu cầu cập nhật mã hàng mới hoặc sửa lại thông tin mã hàng với người phụ trách quản lý việc đặt mã hàng của doanh nghiệp.
- Bước 2: Kiểm tra lại tình trạng của mặt hàng, và sau đó thực hiện đối chiếu. Nếu không tồn tại thì thực hiện bước ba; đối với nhu cầu chỉnh sửa mã hàng thì xuống bước 4 để thực hiện.
- Bước 3: Với yêu cầu thêm mới, cán bộ phụ trách cập nhật thông tin về các mặt hàng; xác định thuộc tính nhóm hàng, nhà cung cấp, loại hàng để cấp mã hàng mới theo quy định.
- Bước 4: Kiểm tra sự cần thiết của việc chỉnh sửa, thay đổi. Nếu không thể thay đổi được thì thực hiện thông báo cho người yêu cầu. Nếu có thể thay đổi thì thực hiện bước năm
- Bước 5: Tiến hành chỉnh sửa mã hàng theo quy tắc đã đặt mã trước đó.
Quy trình quản lý này thường được hệ thống rất tốt trong những phần mềm quản lý kho.
>> Xem thêm: Dịch vụ thuê kho – Lưu trữ hàng hóa
Quản lý hoạt động nhập kho hàng
Nhập kho mua hàng nguyên vật liệu:
- Khi có kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu, Bộ phận kinh doanh sẽ thông báo về kế hoạch nhập kho cho Bộ phận bảo vệ, Bộ phận kế hoạch vật tư, Bộ phận quản lý chất lựơng & các bên có liên quan để bố trí nhân sự.
- Căn cứ vào Phiếu Xuất Kho và Hoá đơn (nếu có) của nhà cung cấp để kiểm tra số lượng cũng như chủng loại của nguyên vật liệu nhập kho.
- Chuyển Phiếu xuất kho & hóa đơn của nhà cung cấp cho Kế toán kho vật tư.
- Kế toán kho vật tư đối chiếu số lượng nguyên vật liệu ở tại thời điểm kiểm tra nhập kho với đơn đặt hàng/ Phiếu đề nghị mua sản phẩm (do Bộ phận kinh doanh chuyển lên), & nhận Phiếu xuất kho và hoá đơn của nhà cung cấp
- Nhân viên bộ phận quản lý chất lượng kiểm tra chất lượng của nguyên vật liệu nhập kho, nếu nguyên vật liệu bảo đảm yêu cầu, Nhân viên này phát hành Phiếu kiểm tra & thử nghiệm nguyên vật liệu và Nhân viên bốc xếp chuyển nguyên vật liệu nhập kho. Phiếu kiểm tra & thử nghiệm nguyên vật liệu có xác nhận và đóng dấu của nhà cung cấp cũng như chữ ký của Nhân viên bộ phận quản lý chất lượng là hợp lệ và chuyển cho Kế toán kho vật tư.
- Sau khi nhập nguyên vật liệu, Thủ kho kiểm tra số lượng & ghi nhận vào thẻ kho.
Nhập kho hàng hóa thành phẩm:
- Thủ kho sẽ tiến hành nhập kho thành phẩm, ký vào Phiếu bàn giao thành phẩm, lưu lại một liên tại kho & chuyển liên kia cho Bộ phận sản xuất.
- Thủ kho cập nhập thông tin về thành phẩm vào các Thẻ kho, Báo cáo hàng tồn kho ở tại bộ phận kho.
Quản lý hoạt động xuất kho
Công tác xuất kho bán hàng:
- Kế toán kho nhận được lệnh xuất kho kèm theo đơn hàng bán sẽ thực hiện việc kiểm tra hàng tồn kho. Nếu tồn kho đủ đơn hàng thì thực hiện bước hai, không đủ thực hiện bước ba
- Kế toán kho dựa vào các thông tin trên đơn hàng & lập hóa đơn.
- Thủ kho thực hiện xuất kho theo hóa đơn.
Xuất kho sản xuất:
- Bước 1: Phòng kế hoạch vật tư làm đề nghị xuất kho hàng cho sản xuất, hay có bộ phận có nhu cầu trực tiếp làm đề nghị xuất nguyên vật liệu.
- Bước 2: Giám đốc hay người được ủy quyền phê duyệt đề nghị.
- Bước 3: Kiểm tra lượng tồn kho xem có thể đáp ứng được yêu cầu hay không? Nếu đủ hàng đề xuất thực hiện bước bốn; Nếu không đủ thì thực hiện bước 5
- Bước 4: Căn cứ vào yêu cầu xuất kho, Kế toán kho lập phiếu xuất kho & lấy xác nhận của những cá nhân có liên quan.
- Bước 5: Thủ kho thực hiện xuất kho theo phiếu xuất kho.
>> Xem thêm: Dịch vụ chuyển kho xưởng nào uy tín TPHCM, giá tốt nhất?
Xuất chuyển kho:
- Bước 1: Bộ phận có nhu cầu chuyển kho làm đề nghị chuyển kho. Giám đốc hay người được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị chuyển kho. Nếu được duyệt thì chuyển sang bước 2.
- Bước 2: Kế toán kho căn cứ vào phiếu đề nghị chuyển kho đã được duyệt, thực hiện việc giao dịch chuyển kho, in phiếu & lấy xác nhận của các bên có liên quan.
- Bước 3: Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho đã có ký xác nhận thực hiện xuất kho & ký xác nhận vào phiếu xuất kho.
Xuất Lắp ráp:
- Bộ phận có nhu cầu lắp ráp hàng làm phiếu đề nghị xuất nguyên vật tư để lắp ráp. Giám đốc hay người được ủy quyền xem xét phê duyệt. Nếu yêu cầu được phê duyệt tiến hành thực hiện bước tiếp theo
- Kế toán kho căn cứ vào phiếu đề nghị xuất lắp ráp đã được duyệt, thực hiện việc lập giao dịch xuất lắp ráp. Sau đó in phiếu xuất lắp ráp lấy xác nhận của các bên liên quan.
- Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất lắp ráp có xác nhận thực hiện xuất kho & ký xác nhận vào phiếu xuất.
>> Xem thêm: Hàng Tồn Kho Là Gì? Quản Trị Hàng Tồn Kho Là Gì?
Trên đây là một số thông tin chi tiết và đầy đủ nhất về quy trình quản lý hàng tồn kho, rất mong sẽ cung cấp những thông tin hữu ích và thiết thực đối với quý bạn đọc.
