Khái niệm hàng tồn kho là gì? Quản trị hàng tồn kho là gì? Nhiệm vụ của quản trị tồn kho là phải trả lời được hai câu hỏi: Lượng tồn kho bao nhiêu là tối ưu? & Khi nào thì tiến hành đặt hàng?
Trong 1 doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là 1 trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị của hàng tồn kho chiếm 40% đến 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là 1 vấn đề hết sức cần thiết, có thể nói là sống còn trong trong quản trị. Hãy cùng Taxi Tải 24H tìm hiểu hàng tồn kho là gì cũng như hàng tồn kho bao gồm những gì qua bài viết sau đây nhé!
Khái niệm hàng tồn kho là gì?
Lâu nay khi nói về hàng tồn kho thì nhiều thường nghĩ ngay đến các lô hàng bị tồn lại tại xưởng do không bán được. Hay nói đến giản hơn thì hàng tồn kho là những mặt hàng bị ế & sẽ thanh lý!
Đây là 1 cách hiểu sai lầm vì khái niệm hàng tồn kho là 1 chủ đề lớn trong kinh doanh và kinh tế học. Theo đó, hàng tồn kho là những mặt hàng sản phẩm được doanh nghiệp, công ty giữ để bán ra sau cùng. Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà 1 công ty sản xuất ra để bán & những thành phần tạo nên sản phẩm. Do đó có thể thấy, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất & bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, và có vai trò quan trọng trong việc kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp.
Hàng tồn kho, hay còn gọi là hàng lưu kho, là danh mục nguyên vật liệu & sản phẩm hoặc chính bản thân nguyên vật liệu và sản phẩm đang được một doanh nghiệp giữ trong kho. Nếu biết quản trị hàng tồn kho nếu được thực hiện đúng cách, thì có thể làm giảm những khoản chi phí & giúp tăng lợi nhuận cho công ty.
Các loại hàng tồn kho bao gồm những gì?
Xét về các chủng loại hàng hóa thì hàng tồn kho của mỗi doanh nghiệp có thể bao gồm tất cả những sản phẩm thương mại như:
- Hàng hoá mua về để bán (hàng hoá tồn kho, hàng hoá BĐS, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, hàng hoá gửi đi gia công chế biến.
- Thành phẩm tồn kho & thành phẩm gửi đi bán.
- Sản phẩm dỡ dang (sản phẩm chưa hoàn thành & sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho).
- Nguyên liệu, và vật liệu.
- Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến & đã mua đang đi trên đường.
- Chi phí sản xuất, và kinh doanh dịch vụ dỡ dang.
- Nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu & thành phẩm, hàng hoá được lưu giữ tại kho bảo thuế của công ty, doanh nghiệp.
Còn nếu xét về đặc điểm của hàng hóa thì có thể phân biệt hàng tồn kho thành bốn loại cơ bản là:
- Bán thành phẩm: là những sản phẩm được phép sử dụng cho sản xuất nhưng vẫn chưa hoàn thành & sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm.
- Thành phẩm: là sản phẩm hoàn chỉnh hoàn thành sau quá trình hoạt động sản xuất.
- Nguồn vật tư: như đồ dùng văn phòng, hay vật liệu làm sạch máy, dầu, nhiên liệu, bóng đèn & những thứ tương tự. Những loại hàng này đều cần thiết cho quá trình thi công sản xuất.
- Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được bán đi hay giữ lại để sản xuất trong tương lai, được gửi đi gia công chế biến & đã mua đang đi trên đường về.
4 loại hàng tồn kho nêu trên được duy trì sẽ khác nhau từ công ty này đến công ty khác tùy thuộc vào tính chất khác nhau của mỗi loại hình doanh nghiệp.
Một số lý do của việc lưu trữ hàng tồn kho
Vì sao các công ty lại giữ hàng tồn kho trong khi chi phí lưu trữ khá đắt? Câu trả lời là tầm quan trọng trong việc lưu giữ hàng tồn kho ở các doanh nghiệp.
Báo cáo của những nhà nghiên cứu cho rằng có 3 lí do chính của việc giữ hàng tồn kho: Giao dịch, Dự phòng và Đầu cơ
Cụ thể là:
Giao dịch
Doanh nghiệp sẽ duy trì hàng tồn kho để tránh việc tắc nghẽn trong quá trình hoạt động sản suất và bán hàng. Bằng việc duy trì hàng tồn kho, các doanh nghiệp bảo đảm được việc sản xuất không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu thô. Mặt khác, việc bán hàng cũng không sẽ bị ảnh hưởng do không có sẵn hàng hóa thành phẩm.
Đầu cơ
Doanh nghiệp giữ hàng tồn kho để có được những lợi thế khi giá cả biến động. Giả sử nếu giá của nguyên liệu thô tăng, doanh nghiệp sẽ muốn giữ nhiều hàng tồn kho so với yêu cầu với giá thấp hơn.
Dự phòng
Việc giữ lại hàng tồn kho với mục đích này là 1 tấm đệm cho những tình huống kinh doanh xấu nằm ngoài dự đoán. Sẽ có một số bức phá bất ngờ về nhu cầu thành phẩm vào 1 thời điểm nào đó. Tương tự, cũng sẽ có những sự sụt giảm không lường trước trong cung ứng nguyên liệu ở 1 vài thời điểm. Ở cả hai trường hợp này, 1 doanh nghiệp khôn ngoan sẽ chắc chắn muốn có vài tấm đệm để đương đầu với những sự thay đổi khôn lường.
Lợi ích & chi phí cho lưu trữ hàng tồn kho
Lưu trữ hàng tồn kho mang lại những lợi thế nhất định cho doanh nghiệp.
- Tránh những khoản lỗ trong kinh doanh
Bằng việc lưu trữ hàng hóa tồn kho, một công ty có thể tránh tình trạng kinh doanh thua lỗ khi không có sẵn nguồn cung ở tại 1 thời điểm nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Giảm thiểu chi phí đặt hàng
Các chi phí đặt hàng gồm chi phí liên quan đến đơn đặt hàng cá nhân như chi phí đánh máy, phê duyệt, gửi thư… có thể được giảm rất nhiều nếu công ty, doanh nghiệp đặt những đơn hàng lớn hơn là vài đơn hàng nhỏ lẻ.
- Đạt được hiệu quả sản xuất kinh doanh
Việc lưu trữ đủ số lượng hàng tồn kho cũng đảm bảo cho quá trình sản xuất đạt hiệu quả. Nói cách khác, nguồn cung ứng đủ hàng tồn kho sẽ ngăn ngừa sự thiếu hụt nguyên liệu ở một só thời điểm nhất định mà có thể làm gián đoạn quá trình sản xuất.
Tuy nhiên, việc lưu trữ hàng tồn kho không phải lúc nào cũng tốt. Có thể nói rằng việc thu mua tràn lan chứa đựng nhiều các rủi ro & việc gặp phải những rủi ro không lường trước được sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp, công ty.Việc lưu trữ hàng tồn kho quá nhiều, không có kế hoạch, sẽ chiếm các khoản chi phí nhất định. Do vậy, rất cần thiết cho việc một công ty lập kế hoạch cụ thể về lưu trữ hàng tồn kho.
>> Xem thêm: Dịch vụ cho thuê kho chứa hàng, chứa đồ giá rẻ tphcm
Chi phí lưu trữ hàng tồn kho được phân ra làm 2 loại
- Chi phí nguyên liệu
Bao gồm những khoản phí liên quan đến đến việc đặt hàng để thu mua nguyên liệu, các thành phần, tiền lương cho nhân viên quản trị hành chính, và chí phí thuê mặt bằng, chuyển phát, hóa đơn, văn phòng phẩm, cước phí, , v.v. Càng nhiều đơn hàng thì càng nhiều các loại chi phí liên quan và ngược lại.
- Chi phí thực hiện
Bao gồm những khoản phí liên quan đến việc lưu trữ hoặc chuyển vận hàng tồn kho cũng như chi phí bảo hiểm rủi ro trọn gói, chi phí thuê mặt bằng, tiền lương cho nhân công, sự lãng phí, lỗi thời, sự hao mòn, mất trộm… Nó cũng bao gồm những khoản phí cơ hội. Điều này có nghĩa: khoản tiền dành cho hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được 1 khoản nhất định. Do đó mà sự mất mát của việc thu lại cũng có thể được xem như 1 chi phí cơ hội.
Những điểm trên nhằm nhấn mạnh cho tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho, để quyết định số lượng hàng tồn kho tối ưu nhất cho doanh nghiệp, công ty theo chu kì.
>> Xem thêm: Bảng giá cho thuê kho
Mục đích của việc quản trị hàng tồn kho
Có 2 mục đích chính của việc quản trị hàng tồn kho:
Giảm thiểu chi phí & đầu tư cho hàng tồn kho
Liên quan gần nhất đến mục đích trên đó chính là làm giảm cả chi phí lẫn khối lượng đầu tư vào hàng tồn kho. Điều này đạt được chủ yếu bằng cách bảo đảm khối lượng cần thiết hàng tồn kho trong tổ chức ở tại mọi thời điểm.
Làm đủ số lượng hàng tồn kho sẵn có
Mục đích chính là bảo đảm hàng tồn kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm. Vì sự thiếu hụt hay dư thừa hàng tồn kho đều chứng tỏ cho sự tốn kém trong tổ chức điều hành. Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho thì dây chuyền sản xuất sẽ bị gián đoạn. Hậu quả là việc sản xuất giảm đi hay không thể sản xuất.
Kết quả là việc kinh doanh giảm sút sẽ dẫn đến giảm doanh thu, giảm lợi nhuận và tệ hơn chính là thua lỗ. Mặt khác, sự dư thừa hàng tồn kho cũng có nghĩa làm kéo dài thời gian sản xuất & phân phối luồng hàng hóa. Điều này có nghĩa là khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh sản xuất, thì nó sẽ thu lại được 1 khoản nhất định. Không chỉ vậy, nó cũng sẽ làm giảm đi những chi phí thực hiện & làm tăng lợi nhuận.
>> Xem thêm: Dịch vụ thuê kho – Lưu trữ hàng hóa
Điều này có lợi cho tổ chức theo 2 cách. Một là khoản tiền không bị chặn khi hàng tồn kho chưa được dùng đến và có thể được sử dụng để đầu tư vào những nơi khác để kiếm lời. 2 là nó sẽ làm giảm các chi phi thực hiện, đồng thời sẽ làm tăng lợi nhuận. Hy vọng với bài viết chia sẻ về khái niệm hàng tồn kho là gì có thể mang lại các thông tin hữu ích cho bạn. Cám ơn các bạn đã theo dõi!
