Tại sao các doanh nghiệp cần quan tâm đến những sai lầm khi quản lý kho? Quản lý kho hàng tương tự như quản lý hậu cần trong trận chiến thương trường của một công ty. Làm thế nào tiền tuyến có thể cạnh tranh nếu hậu cần không chuẩn bị tốt? Do đó, việc quản lý kho hàng là rất quan trọng. Điều quan trọng là phải có một hệ thống kho hàng chuyên nghiệp với các công việc được phân công rõ ràng và kỹ lưỡng. Taxi Tải đã tổng hợp danh sách một số sai lầm quản lý kho điển hình nhất để bạn có thể điều hành kho hàng của mình hiệu quả hơn.
Dành thời gian ít cho việc quản lý kho hàng.
Đây là điều cần lưu ý đầu tiên trong những sai lầm khi quản lý kho. Có quá nhiều công việc, từ quản lý nhân viên đến cửa hàng, chi nhánh, dịch vụ khách hàng. Điều này khiến nhiều người không thể tập trung vào quản lý kho hàng của mình. Như thế đã để nhà kho trở thành một mớ hỗn độn, chồng chất các loại hàng hóa khác nhau. Do đó, bạn sẽ không thể điều tiết được lượng hàng hóa xuất nhập tồn thực tế. Việc tính toán lãi lỗ sẽ không chính xác.
Bước đầu tiên là thiết lập một kế hoạch chính xác về công việc cần phải thực hiện. Điều này cho phép bạn cân bằng khối lượng công việc của mình và tránh làm quá nhiều việc này trong khi làm ít việc khác. Tất cả những gì bạn phải làm bây giờ là thực hiện kế hoạch chi tiết của mình!
Kiểm soát lượng hàng hóa ra vào không chính xác
Việc kiểm soát lượng hàng ra vào kho là khâu rất quan trọng trong việc tránh sai lầm khi quản lý kho. Bởi vì nếu bạn không biết có bao nhiêu hàng hóa và nguyên vật liệu nhập và xuất kho, điều đó cho thấy công ty đã không thiết lập công việc kiểm kê định kỳ.
Các doanh nghiệp rất dễ bị thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho khi họ không xác định được mức độ tồn kho. Khi mức tồn kho không đủ, doanh nghiệp không thể cung cấp đủ sản phẩm cho các thương gia hoặc đại lý phân phối cũng như duy trì hoạt động liên tục. Sẽ có quá nhiều thành phẩm và nguyên vật liệu tồn kho, doanh nghiệp có thể không xoay vòng được hàng tồn kho và vốn doanh nghiệp khi tồn kho dư.
Phương pháp nhập trước- xuất trước được sử dụng để giải quyết vấn đề này. Những thứ được nhập trước cũng sẽ được xuất trước và ngược lại. Chiến lược này cho phép các mặt hàng được nhập đầu tiên được đẩy ra sớm hơn, tránh sai sót hoặc ngày hết hạn.
Sắp xếp hàng hóa trong nhà kho không khoa học.
Sắp xếp là công việc quan trọng nhất trong quản lý để tránh sai lầm khi quản lý kho. Nếu các mặt hàng trong nhà kho không được sắp xếp theo phương pháp có hệ thống, với mỗi mặt hàng không được phân loại riêng biệt mà chất thành đống lộn xộn, bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời gian để tìm kiếm chúng và lấy hàng hóa. Bạn sẽ không thể kiểm soát hàng hóa trong một thời gian dài.
Thay vào đó, việc sắp xếp hàng hóa một cách khoa học sẽ giúp bạn tiết kiệm được không gian kho, thời gian, sức lực đồng thời tăng hiệu suất làm việc của nhân viên. Việc xuất, quản lý và kiểm soát hàng hóa dễ dàng hơn. Bạn nên sử dụng các nguyên tắc và phương pháp cụ thể. Hãy thử sử dụng phương pháp sắp xếp 5S, bao gồm:
- Sort (sàng lọc): Đây là bước phân loại và sắp xếp hàng hóa theo trật tự. Quá trình này liên quan đến việc phân loại và di chuyển các mặt hàng thừa. Các mặt hàng đó có thể bán hoặc tái sử dụng.
- Set (sắp xếp): Sau khi loại bỏ được những đồ vật không cần thiết, bước tiếp theo là sắp xếp những đồ vật còn lại theo các tiêu chí: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại.
- Shine (Sạch sẽ): Lên lịch vệ sinh máy móc, thiết bị, môi trường làm việc hàng ngày. Cải thiện và cung cấp môi trường làm việc trong sạch. Như vậy nhằm giảm thiểu các nguy cơ, tai nạn, hư hỏng máy móc thiết bị.
- Standardize (Săn sóc): Kiểm tra thường xuyên và duy trì 3S ở trên.
- Sustain (Sẵn sàng): Khi thực hiện 5S, hãy tạo thói quen, lề lối, hành vi cho mọi người.
Kiểm kê không sát sao là sai lầm khi quản lý kho
Đây cũng là sai lầm quan trọng của doanh nghiệp trong những sai lầm khi quản lý kho. Nhiều cá nhân lo sợ rằng kho quá lớn, hàng hóa quá nhiều nên không kiểm tra hàng tồn kho một cách thường xuyên. Do đó, bạn sẽ không biết chính xác còn bao nhiêu hàng trong kho. Và nó bao gồm những thứ gì, cũng như tình trạng của hàng hóa trong kho. Chẳng hạn như chúng bị mất, hư hỏng hay hết hạn sử dụng cho đến khi có nhu cầu. Do đó, việc kiểm kê và tính toán lượng sản phẩm trong kho là rất quan trọng.
Bạn nên kiểm tra kho hàng một cách thường xuyên. Bạn có thể kiểm tra một tháng một lần hoặc hai, ba tuần một lần, tùy thuộc vào quy mô của cửa hàng. Và thu thập dữ liệu có liên quan, chẳng hạn như số lượng (dữ liệu và thực tế khớp), chất lượng (hư hỏng, xuống cấp, đóng gói). Để xây dựng một kế hoạch lưu giữ và bán hàng hiệu quả hơn, bạn phải biết được loại hàng nào đang bán chạy, bán thấp và liệu bạn nên nhập nhiều hay ít những thứ đó.
Các công cụ quản lý lỗi thời là một sai lầm khi quản lý kho
Quản lý sản phẩm thông qua sổ sách giấy hoặc file excel là một kỹ thuật quản lý hàng hóa phổ biến. Nhưng nó có thể nhanh chóng mất tác dụng nếu tiêu tốn quá nhiều thời gian cho công việc của bạn. Nó có phải là một lỗi? Có bao nhiêu sách và tệp bảng tính là đủ, đặc biệt là khi công ty của bạn phát triển.
Sai lầm khi quản lý kho này ngày nay không còn là mối lo ngại nữa. Nhờ vào việc tận dụng công nghệ để cải thiện quản lý. Một phần mềm quản lý kho phù hợp là câu trả lời tuyệt vời dành cho bạn. Vì nó giải quyết hoàn hảo tất cả các vấn đề trên. Một công cụ nhà kho đắc lực cho công ty của bạn.
Trên đây là những sai lầm khi quản lý kho mà các doanh nghiệp cần biết. Hy vọng qua bài viết này sẽ cung cấp những thông tin thật bổ ích. Giúp doanh nghiệp có thể quản lý kho của mình hiệu quả hơn.
Xem thêm:Các nguyên tắc thiết kế kho hàng mà doanh nghiệp cần biết
